Medische dossiers
Deze vallen onder het medisch beroepsgeheim en worden tussen bevoegde professionals beveiligd overgedragen.
Dossieroverdracht arbodienst
Wissel van arbodienst zonder dat lopende dossiers stilvallen
Bij een overstap moeten medische dossiers, procesinformatie en praktische afspraken via de juiste routes worden overgedragen. Een tijdige inventarisatie voorkomt dat medewerkers en werkgevers tussen twee systemen terechtkomen.
De situatie
Een dossier verplaatsen is niet hetzelfde als begeleiding overnemen
De nieuwe arbodienst heeft naast een zorgvuldig opgebouwd dossier ook context nodig over lopende afspraken en eerstvolgende acties. Tegelijk mag medische informatie niet via de werkgever worden uitgewisseld.
De NVAB-leidraad voor het bedrijfsgeneeskundig dossier beschrijft hoe overdracht naar een nieuwe bedrijfsarts of arbodienst zorgvuldig kan plaatsvinden. De precieze route hangt onder meer af van het type dossier en de positie van de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.
- Privacy en beroepsgeheim
- Eerstvolgende dossieractie
- Informeren van medewerkers
- Beveiligde gegevensoverdracht
Waar wij op letten
Drie informatiestromen, ieder met een eigen route
Procesinformatie
Werkgever en nieuwe arbodienst spreken af welke acties, termijnen en contactmomenten doorlopen.
Praktische inrichting
Ziekmeldingen, autorisaties, contactpersonen en systemen moeten op de startdatum functioneren.
Wat u krijgt
Een overdrachtsplan met eigenaar en datum per stap
Duidelijk eigenaarschap voorkomt dat beide arbodiensten naar elkaar wijzen terwijl een termijn doorloopt.
Dossierlijst
Overzicht van lopende gevallen, zonder medische inhoud bij de werkgever.
Contactmatrix
Wie bij de oude en nieuwe arbodienst verantwoordelijk is voor iedere overdrachtsstap.
Medewerkerbericht
Heldere informatie over de wisseling, contactroute en eventuele rechten rond overdracht.
Startcontrole
Bevestiging dat dossiers, autorisaties en eerstvolgende acties goed zijn aangekomen.
Werkwijze
Van inventarisatie naar ononderbroken begeleiding
De planning loopt terug vanaf de nieuwe startdatum en houdt rekening met actieve dossiers.
- 1Inventariseren
Breng aantallen, dossierstatus en eerstvolgende procesacties in kaart.
- 2Route afspreken
Oude en nieuwe arbodienst leggen formaat, beveiliging, communicatie en planning vast.
- 3Overdragen
Bevoegde professionals wisselen de relevante gegevens volgens de afgesproken route uit.
- 4Controleren
De nieuwe arbodienst bevestigt ontvangst en bewaakt de eerstvolgende acties.
Goed om te weten
Begin de overdracht ruim vóór de laatste contractdag
Bij veel actieve dossiers, verschillende systemen of ontbrekende contactgegevens kan overdracht meer afstemming vragen. Neem dit mee in de keuze van uw startdatum.
- Geen openstaande procesdeadline blijft zonder eigenaar
- Medewerkers weten wie zij kunnen benaderen
- HR ontvangt geen medische dossierinhoud
Veelgestelde vragen
Helder voordat u contact opneemt
Een eerste antwoord op praktische vragen rond deze dienstverlening.
Mag de werkgever medische dossiers zelf ontvangen?
Nee. Medische gegevens vallen onder het beroepsgeheim en horen via de bevoegde medische professionals en beveiligde kanalen te worden overgedragen.
Moeten medewerkers worden geïnformeerd?
Een wisseling van arbodienst en de beoogde dossieroverdracht moeten zorgvuldig worden gecommuniceerd. De precieze informatie- en toestemmingsroute hangt af van de situatie en het type dossier.
Wie bewaakt lopende Poortwachter-termijnen tijdens de wissel?
Leg vóór de overdracht expliciet vast wie iedere openstaande actie bewaakt en vanaf welke datum de nieuwe arbodienst deze verantwoordelijkheid overneemt.
Kan een overdracht kosten met zich meebrengen?
Dat kan. Controleer de voorwaarden van uw huidige arbodienst en neem mogelijke overdrachtskosten mee in de overstapbegroting.
Persoonlijk advies
Wilt u zonder onderbreking overstappen?
We maken de overdrachtsstappen, rollen en planning vooraf concreet, zodat lopende begeleiding kan doorgaan.