Arbodienst Guyra International

Nieuwsbrief mei 2014

Nieuwsbrief mei 2014

Rotterdam, 27 mei 2014

Hieronder treft u onze nieuwste uitgave van onze nieuwsbrief met de volgende onderwerpen:

Inhoudsopgave
1. Doe ziekmelding consequent
2. Verzuimgesprek essentieel onderdeel re- intergratie
3. Wist u dat…

1. Doe ziekmelding consequent

Bedrijven die een incidenteel ziekdagje niet melden, missen een belangrijke kans om langdurig verzuim tegen te gaan.

Niet serieus

Veel werkgevers nemen het ‘dagje ziek zijn’ van de werknemer niet serieus. Slechts 20 procent van de ondervraagde werkgevers meldt verzuim op de eerste dag. Zeker als bij de ziekmelding al bekend is dat het kortdurig is, wordt de melding als een onnodige handeling gezien. Frequent verzuim is echter een sterke voorbode van langdurig verzuim. Van de werknemers die frequent verzuimen, gaat circa 50 procent het jaar daarop lang verzuimen. Tevens is het een voorspeller van herhalend frequent verzuim: 61 procent heeft namelijk opnieuw een jaar met frequent verzuim.

Drie keer per jaar

Wanneer een werknemer vaker dan drie keer per jaar ziek is, dan kan dat een signaal zijn van onderliggende psychische klachten of dreigend langdurig verzuim, zegt Hoedeman. ‘Ons advies is dan – zelfs al is hij maar een dagje ziek – contact met de werknemer op te nemen om te kijken of er niet meer aan de hand is. Want dit patroon stopt niet als je als werkgever hier geen aandacht aan besteedt. Heeft het verzuim steeds een vergelijkbare oorzaak, dan loont het om al in een zeer vroeg stadium de oorzaak van het verzuim te bespreken en te bepalen hoe frequent of langdurig verzuim voorkomen kan worden.’

Ach, dat ene keertje

De vraag is natuurlijk hoe voorspellend het is wanneer iemand in februari, juni en november een dagje ziek is. ‘Nederlanders zijn gemiddeld 0,92 keer per jaar ziek. Dus wanneer iemand zich drie keer ziek meldt, is er toch wel wat aan de hand. Natuurlijk kan het toeval zijn, we hoeven geen heksenjacht te starten. Maar je ziet dat de helft van de mensen die vier keer per jaar verzuimt de 4 jaar daarop komen in langdurig psychisch verzuim en/of met ontslag gaan. Dus het loont de moeite om het gesprek aan te gaan.’

Regelmatig kortdurend verzuim kan een teken zijn dat er iets aan de hand is met de binding en de energie. ‘Als je ontzettend gemotiveerd en betrokken bent, kun je ook met een verkoudheid heel aardig doorwerken. Het kunnen aanwijzingen zijn dat iemand niet meer helemaal lekker in zijn vel zit, welke oorzaak dat dan ook heeft.’ 

Vervelend of aangenaam gesprek

Veel leidinggevenden vinden het lastig om een gesprek aan te gaan over kort verzuim. ‘Voor een deel komt dat ook doordat het soms onaangename gesprekken zijn. Maar dat hoeft niet. Natuurlijk mag je mensen wijzen op de consequenties van verzuim, en daar kun je ook best duidelijk in zijn, maar de toon van het gesprek hoeft helemaal niet vervelend te zijn. Als je het gesprek insteekt op jouw wens dat de werknemer met plezier en energie bij je werkt, en dat je graag alles onderzoekt wat daarvan afwijkt om de obstakels uit de weg te ruimen, dan heb je volgens mij gewoon een goed gesprek. Je hoeft mensen niet ter verantwoording te roepen.

Terug naar inhoudsopgave

2. Verzuimgesprek essentieel onderdeel re-integratie

Verzuimgesprekken vormen een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid. Het tijdstip, de taakverdeling en de inhoud van de verzuimgesprekken moeten vooraf duidelijk zijn.

Een gedegen verzuimbeleid is van grote waarde voor iedere organisatie. Een belangrijk onderdeel van dit beleid wordt gevormd door de verzuimgesprekken, die plaatsvinden vanaf het moment van ziekmelding tot en met de terugkeer op de werkvloer. Het doel van deze gesprekken is het bestrijden en voorkomen van ziekteverzuim. Zeker bij dreigend langdurig verzuim zijn deze gesprekken een essentieel onderdeel van het re-integratiebeleid. Het is dan ook geen toeval dat de Wet verbetering poortwachter de werkgever verplicht om minimaal eens in de zes weken contact te hebben met de werknemer en de bedrijfsarts. Zo kan hij de voortgang van het herstel en de re-integratie bijhouden

Voordelen

Het voeren van de gesprekken bevordert onder andere het herstel en daarmee snelle re-integratie, de werkgever op de hoogte van de situatie van de werknemer, de werknemer blijft betrokken bij het bedrijf en de drempel voor de medewerker is lager om na ziekte terug te keren. Het ligt voor de hand dat als u de zieke werknemer structureel begeleidt, deze uiteindelijk harder zal werken aan zijn terugkeer in het arbeidsproces dan wanneer u geen enkele aandacht aan hem besteedt tijdens zijn ziekte.

Wanneer verzuimgesprekken?

In principe moet bij elk geval van ziekte een verzuimgesprek plaatsvinden, of het nu om kort of lang verzuim gaat. Gedurende ziekte en herstel zijn er drie momenten waarop in elk geval een gesprek gewenst is: op het moment van telefonische ziekmelding, tijdens het herstelproces (in geval van langdurig verzuim) en bij terugkeer op het werk.
De inhoud van het verzuimgesprek hangt sterk af van de stand van zaken. Zo zal een gesprek op het moment van ziekmelding heel anders verlopen dan een gesprek dat tijdens het re-integratieproces plaatsvindt.

Als een werknemer zich ziek meldt, biedt een verzuimprotocol houvast. In dit protocol staat precies beschreven wat er bij ziekmelding moet gebeuren. Bij telefonische ziekmelding moeten minstens de volgende bespreekpunten worden opgenomen: de globale situatie van de werknemer, werkzaamheden of afspraken die namens de werknemer waargenomen, verzet of afgezegd moeten worden en afspraken over het verdere proces van ziekteverzuim, zoals de afspraak om later opnieuw contact op te nemen en te kijken hoe het gaat.

Frequent of langdurig

De verzuimgesprekken krijgen een serieuzer karakter als een medewerker een afwijkend ziekmeldingspatroon heeft. Zo´n situatie mag een werkgever niet negeren, omdat dit uiteindelijk tot langdurig ziekteverzuim kan leiden. Tijdens ‘frequent- verzuimgesprekken’ wordt achterhaald wat de mogelijke oorzaken zijn en zo kan een werkgever onnodig langdurig verzuim voorkomen. Bij serieus lichamelijk falen is ziekteverzuim uiteraard niet te voorkomen, maar biedt het verzuimgesprek vooral een platform om elkaar te informeren en de situatie bespreekbaar te houden.

Verzuimgesprekken worden verder belangrijker naarmate de werknemer langer ziek is. Tijdens de afwezigheid bekijken de leidinggevende en de werknemer hoe zij de terugkomst kunnen bevorderen. Hoewel dit afhangt van de aard van de ziekte, kunnen zulke gesprekken behoorlijk complex zijn. Het laatste verzuimgesprek vindt plaats als de werknemer van zijn ziekte is hersteld en terugkeert op zijn werkplek. De werkgever gaat tijdens dit gesprek na of de werknemer nog bijzondere begeleiding of hulpmiddelen nodig heeft en of hij direct weer volledig kan meedraaien.

Taakverdeling verzuimgesprekken

Naast het tijdstip van de verzuimgesprekken, moet ook de taakverdeling vooraf duidelijk zijn. Wie draagt de verantwoordelijkheid voor zieke werknemers tijdens de hele verzuimperiode?

Vaste coördinator

Er moet één persoon, een coördinator zijn die het overzicht houdt en fungeert als centrale bemiddelaar die alle betrokken partijen van informatie voorziet. De werkgever of direct leidinggevende kan deze rol goed vervullen. De coördinator is tevens contactpersoon, maar er moet ook een ‘reserve’ worden geregeld. Het is belangrijk dat de zieke door de contactpersoon zelf wordt teruggebeld en dat vervolgens alsnog het eerste verzuimgesprek plaatsvindt. De coördinator bespreekt daarnaast de begeleiding vanaf ziekmelding tot en met terugkomst, zorgt voor duidelijke afspraken met de werknemer en het bijhouden van een verzuimdossier.

Gespreksfasen

De gespreksleider moet voorafgaand aan een verzuimgesprek een duidelijk doel voor ogen hebben. De gespreksstof tijdens een gemiddeld verzuimgesprek leent zich niet voor het puntsgewijs afwerken van geformuleerde actiepunten. Juist omdat verzuimgesprekken niet altijd de gemakkelijkste gesprekken zijn, is een gedegen voorbereiding heel belangrijk. Mocht de werknemer niet willen meewerken aan het onderzoeken en oplossen van het probleem, dan moet de werkgever eenzijdig actie ondernemen door eisen te stellen. Volgens de Wet verbetering poortwachter moet bij lang ziekteverzuim een verzuimdossier worden aangelegd. Het is dus belangrijk om van ieder verzuimgesprek een kort verslag te maken met de voornaamste afspraken en dit in het verzuimdossier op te nemen.

Gesprekstechnieken

Gespreksleiders van verzuimgesprekken moeten zich ervan bewust zijn dat sociaal inzicht noodzakelijk is voor het goede verloop van de gesprekken. Als eerste is het inleven in de situatie van de gesprekspartner en het (h)erkennen van zijn motieven ook in deze context erg zinvol. Een zieke werknemer wordt vanzelfsprekend beïnvloed door het feit dat hij zich ziek voelt en kan daardoor anders reageren. Als de gespreksleider hier tactvol en adequaat op inspeelt, hoeft dit geen miscommunicatie op te leveren. Daarnaast zegt lichaamstaal vaak veel over hoe iemand zich voelt in een bepaalde situatie. Het is dan ook goed om tijdens een verzuimgesprek op zowel de verbale als non-verbale communicatie te letten.

Cursussen verzuimgesprekken

Niet iedereen heeft van nature de gave om op de juiste manier verzuimgesprekken te voeren. Vaak is het probleem niet dat iemand niet wil of kan, maar dat hij eenvoudigweg nooit de juiste vaardigheden heeft ontwikkeld. Daarom kan het zinnig zijn als de werkgever speciale trainingen of cursussen voorstelt over het omgaan met ziekteverzuim en het voeren van verzuimgesprekken. Tijdens deze trainingen kan de gespreksleider bijvoorbeeld leren waar zijn aandacht naar uit moet gaan tijdens een gesprek, hoe hij zijn communicatieve vaardigheden kan verbeteren en zo tijdens de gesprekken conflicten kan voorkomen.

Effect van verzuimgesprekken

Het voeren van verzuimgesprekken is slechts een onderdeel van het totale verzuimbeleid en geen wondermiddel. De effecten worden dus vaak pas op de lange termijn zichtbaar. Toch zorgt dit er uiteindelijk voor dat de zieke medewerker zich gesteund en begrepen voelt en eerder en met een beter gevoel weer aan het werk gaat. Als een onderneming al jaren kampt met een ziekteverzuimprobleem, is dat meestal niet van de ene op de andere dag op te lossen. Het is natuurlijk niet verstandig om alleen bij verzuim met werknemers te praten. Tijdens functioneringsgesprekken krijgen werknemers de kans om zelf aan te geven waar zich eventuele problemen voordoen in de werksituatie. Als werkgever en werknemer deze op dat moment meteen serieus aanpakken, neemt de kans op ziekteverzuim al aanzienlijk af. De vaste cyclus van functioneringsgesprekken en de meer op incidenten gerichte verzuimgesprekken vullen elkaar zo perfect aan.

Terug naar inhoudsopgave

3. Wist u dat…

  • Onze organisatie op vrijdag 30 mei gesloten is
  • Een zieke medewerk(st)er ca. 200/ 250 euro per dag kost
  • Onze organisatie aan verzuimtraining doet
  • U nog ca. 7 maanden de tijd hebt om over te gaan op de WKR[1]. Wacht niet te lang!

Terug naar inhoudsopgave

Met vriendelijke groet,

Rock-Solid Management Group | Guyra International Arbodienst

Team Rock-Solid